CAPÍTULO 13.
BALANCE SOCIAL DE COOPERATIVAS.
Las cooperativas deberán elaborar el denominado Balance Social Cooperativo, de acuerdo a los principios cooperativos y, a la resolución emitida por el INCOOP.
CAPÍTULO 14.
IDONEIDAD Y CAPACITACIÓN PARA DIRECTIVOS Y GERENTES.
Dada la importancia de la “Idoneidad'’ de los directivos y gerentes generales como ejecutores de las políticas institucionales, se menciona algunos criterios que deben cumplir las Cooperativas Tipo “A”:
14.1. REQUISITOS PARA MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, LA JUNTA DE VIGILANCIA Y EL TRIBUNAL ELECTORAL INDEPENDIENTE.
Los requisitos mínimos a solicitar a una persona para postularse y ocupar un cargo como miembro del Consejo de Administración, la Junta de Vigilancia y el Tribunal Electoral Independiente -cuando corresponda- son:
a) No estar inhabilitado por el INCOOP para ocupar cargos electivos.
b) Observar y hacer observar las disposiciones legales y en particular a las que rigen al sector cooperativo.
c) No estar inhibido, no encontrarse en convocatoria de acreedores o quebrado durante los últimos cinco años.
d) No estar imputado por delitos cometidos contra el Patrimonio de una entidad cooperativa.
En el caso de que los miembros del Consejo de Administración, de la Junta de Vigilancia o del Tribunal Electoral Independiente, luego de ser electos, incumplan algunos requisitos exigidos en este numeral, indefectiblemente deberán apartarse de sus cargos, debiendo solicitar permiso hasta que desaparezcan las causales que originaron el inconveniente. El incumplimiento del presente numeral, será suficiente causal para que se inicie el sumario correspondiente, con las consecuencias administrativas que de ella puedan derivar.
14.2. CAPACITACIÓN PARA DIRECTIVOS Y GERENTES.
a) Los Directivos y Gerentes de las Cooperativas necesariamente deben contar con capacitación suficiente en administración de cooperativas. Igualmente, deben estar en constante capacitación y trasladar los conocimientos adquiridos para beneficio de su entidad. A estos efectos, cada entidad deberá contar con un sistema de capacitación permanente de los principales ejecutivos, con el fin de garantizar un alto nivel de competitividad, así como una mejor respuesta a la confianza de los socios y la comunidad en general.
b) La capacitación permanente debe incluir temas como finanzas, normativa emitida por el INCOOP, la administración de los riesgos inherentes a la actividad de ahorro y crédito, temas inherentes a las actividades específicas de cada Cooperativa, así como otras materias relevantes para su gestión, las que deberán estar previstas y desarrolladas conforme a un Programa de Capacitación, establecido por la Cooperativa, para su plana gerencial y directiva, sin perjuicio de la capacitación y formación que fueren destinadas a los demás integrantes de la entidad.
c) La Capacitación para la Plana Gerencial y Directiva debe especificar los cursos o seminarios, horas a recibir y la justificación decida curso. Es importante que toda la capacitación recibida, deba necesariamente quedar claramente documentada, para seguimiento por parte del ente de supervisión y para su autoevaluación.
d) El INCOOP podrá establecer y reglamentar sistemas de capacitación obligatoria para la plana dirigencial y ejecutiva.
CAPÍTULO 15.
LINEAMIENTOS DE AUDITORÍA INTERNA Y EXTERNA.
15.1 OBLIGATORIEDAD DE AUDITORÍA EXTERNA INDEPENDIENTE.
Las Cooperativas sujetas a este Marco Regulatorio, deben contratar servicios de auditoría externa independiente, para el examen de su situación patrimonial y financiera, de acuerdo a los siguientes lineamientos:
a) Las Cooperativas Tipos “A” y “B” deben contratar auditores externos independientes, debidamente registrados y habilitados por el INCOOP en la categoría I, de acuerdo con las normas que para el efecto defina esta Autoridad de Aplicación. La designación del auditor externo, debe ser realizada antes del cierre de cada ejercicio.
b) Las Cooperativas Tipo “C”, con activos totales de hasta Gs. 1.000.000.000 (Guaraníes Mil Millones), no están obligadas. Sin embargo, aquellas que superen dicho volumen de activos totales deben, para el efecto, contratar los servicios de al menos un profesional graduado en la carrera de contabilidad o equivalentes, que se encuentre debidamente habilitado para ejercer la profesión (Categoría II).
c) Deberá asegurarse la rotación de los auditores independientes, para lo cual no se podrá contratar los servicios del mismo auditor independiente, para emitir opinión sobre los estados financieros, por más de dos (2) ejercicios consecutivos. Para volver a contratar al mismo auditor independiente, luego de haber emitido su opinión sobre los estados financieros de la entidad por dos (2) ejercicios consecutivos, deberá transcurrir cuanto menos un (1) ejercicio económico- financiero.
d) El INCOOP, en el momento que considere conveniente, procederá a la revisión y/o confirmación de todas las informaciones que serán proveídas directamente o mediante visitas a las oficinas de la firma o de la persona profesional habilitada, o indirectamente a través de instituciones especializadas. En caso de comprobarse falsedad o tergiversación de las informaciones proveídas, la firma o la persona profesional registrada quedará inhabilitada de presentar nuevas solicitudes de inscripción por el plazo que disponga el INCOOP, de conformidad con el procedimiento y en atención a la gravedad de las circunstancias comprobadas.
15.2. OTRAS NORMAS APLICABLES A LOS AUDITORES EXTERNOS INDEPENDIENTES.
Rigen para los Auditores Externos Independientes las disposiciones contenidas en la Resolución INCOOP N° 11.102/13, sobre Normas Básicas para la Elegibilidad de los Auditores Externos Independientes; Informaciones a presentar para la inscripción; Evaluación e Inscripción; Convenios de Reciprocidad; Plazo de Aceptación, Constancia o Rechazo de Inscripción; Obligaciones de los Auditores Independientes Habilitados; Sanciones;
Reinscripción; Información Periódica; Canon.
15.3 OBLIGACIONES DE LAS COOPERATIVAS.
a) Las Cooperativas Tipos “A” y “B” están obligadas a informar, dentro de los quince (15) días, acerca de las empresas audito ras externas contratadas para el examen de sus estados contables y financieros. Los datos e informaciones a ser remitidos son los siguientes:
1. Nombre de la firma auditora contratada.
2. Dirección, número de teléfono y correo electrónico de la firma auditora contratada.
3. Número de registro en el INCOOP.
4. Datos personales de los Directores de la firma auditora contratada.
5. Nómina del personal afectado a las labores de campo para la ejecución de la auditoria contratada.
15.4. NORMAS DE AUDITORÍA INTERNA.
a) Las Cooperativas Tipo “A” y “B” con activos superiores a Gs. 20.000.000.000 (Guaraníes Veinte Mil Millones), deben contar obligatoriamente con un Auditor Interno, profesional graduado en áreas contables y con experiencia de cuanto menos dos (2) años en el campo de la auditoría de empresas. También estarán habilitados para desempeñarse como auditor interno, aquellas personas que hayan concluido satisfactoriamente el curso de formación de auditores internos realizado por la Federación de Cooperativas de Producción FECOPROD Ltda.
b) El Consejo de Administración deberá disponer que el área de Auditoría Interna cuente con la infraestructura, los recursos humanos, materiales y técnicos, de modo a cumplir sus funciones a cabalidad.
c) La Auditoría Interna dependerá orgánica y funcionalmente del Consejo de Administración y, para su eficaz desempeño, recibirá el apoyo de todas las áreas integrantes de la organización. En el caso de que el Consejo de Administración rescinda contrato con el Auditor Interno, deberá fundamentar su decisión en Acta del Consejo, y entregar copia de la misma a la Junta de Vigilancia y el INCOOP.
d) Será competencia de la Auditoría Interna, recomendar normas y procedimientos orientados a mejorar el sistema de control interno vigente en la Cooperativa.
e) Las diferentes áreas de la cooperativa, incluyendo estamentos directivos y el Oficial de Cumplimiento, deberán prestar a la Auditoría Interna la máxima colaboración, a fin de que la misma tenga acceso a la información y documentación que se considere relevante en el cumplimiento de sus funciones.
f) El Consejo de Administración debe informar al INCOOP acerca del responsable de la Auditoría Interna, consignando el Acta por el cual fue nombrado. Los datos a ser remitidos son:
1. Datos personales y grado académico del Auditor Interno.
2. Datos personales y grado académico del personal asignado al área de Auditoria Interna.
3. Organigrama del área de Auditoria Interna.
g) Es responsabilidad del Auditor Interno, realizar el seguimiento y emisión de informes mensuales, como mínimo, sobre el grado de cumplimiento de las medidas administrativas que eventualmente el INCOOP haya determinado que deban ser ejecutadas por las entidades cooperativas, como consecuencia de los controles o las fiscalizaciones públicas realizadas, debiendo elevar estos informes, simultáneamente, al Consejo de Administración y la Junta de Vigilancia.
h) Los informes del Auditor Interno deberán ser remitidos, simultáneamente, al Consejo de Administración y la Junta de Vigilancia, así mismo estarán a disposición del INCOOP, cuando éste lo requiera.
15.5. FUNCIONES DE LA AUDITORÍA INTERNA.
Son funciones de la Auditoría Interna, sin perjuicio de otras afines que puedan ser asignadas por las entidades de acuerdo a sus necesidades particulares:
a) Verificar que la información financiera, comercial, contable y social proporcionada sea fidedigna, y que realmente corresponda a las operaciones registradas en los diferentes libros legales, dentro de niveles de razonabilidad aceptables.
b) Controlar y realizar las recomendaciones pertinentes, para que los controles internos y los sistemas de información que registren las principales transacciones de la Cooperativa, sean acordes con la Ley 438/94, su Decreto Reglamentario N° 14.052/96, este Marco Regulatorio y demás reglamentaciones del INCOOP, así como las leyes que resulten aplicables, las normas de contabilidad generalmente aceptadas, las normas internacionales de auditoría y los procedimientos internos vigentes.
c) Evaluar los procedimientos utilizados por la Administración de la entidad en el envío de información al INCOOP, de tal forma que se ajusten a las directrices emanadas de éste, y realizar las recomendaciones pertinentes al Consejo de Administración, para que tome las acciones correspondientes.
d) Pronunciarse acerca de las políticas y los procedimientos utilizados, relacionados con las transacciones que, por su naturaleza, impliquen riesgo inherente, aunque sean presentadas fuera de los Estados Financieros.
e) Pronunciarse sobre la integridad y suficiencia de la información financiera y contable provista al INCOOP, en cumplimiento de estas disposiciones.
f) Presentar al Consejo de Administración, con copia a la Junta de Vigilancia, dentro de la primera quincena del mes de diciembre de cada año, su programa integral de trabajos para el siguiente ejercicio. Una vez aprobado dicho programa, quedará a cargo de la Auditoría Interna su ejecución.
g) La periodicidad de presentación de todos los informes será en forma mensual, dentro de los diez (10) días siguientes al cierre de cada mes y con copia a la Junta de Vigilancia. Independientemente del Plan de Trabajos, de existir necesidad, a pedido del Consejo de Administración o la Junta de Vigilancia, podrán realizarse verificaciones extraordinarias.
h) Dar el seguimiento a las observaciones de la Auditoría Externa, una vez que ésta presente sus informes.
i) Elevar un informe al Consejo de Administración con copia a la Junta de Vigilancia, en relación a la presentación y exposición de los estados financieros.
15.6. SANCIONES.
Al Auditor Interno le serán aplicables las sanciones establecidas en el ordenamiento interno de su entidad.
CAPÍTULO 16.
FISCALIZACIÓN, LIQUIDACIÓN Y FUSIÓN DE COOPERATIVAS.
16.1. FISCALIZACIÓN, VIGILANCIA LOCALIZADA E INTERVENCIÓN.
La fiscalización, vigilancia localizada e intervención de Cooperativas, se practicarán en virtud del artículo 5 (incisos “k”, “1” y “m”) de la Ley 2.157/03, a fin de controlar, mediante la presencia del personal del INCOOP, el funcionamiento y la operatividad de la entidad supervisada.
Los procedimientos y las acciones a ejecutar en la implementación de estas medidas, serán reglamentados por el INCOOP.
16.2. DISOLUCIÓN DE COOPERATIVAS.
Las Cooperativas podrán ser disueltas de conformidad con sus respectivos estatutos y en la forma indicada por la Ley 438/94, el Decreto Reglamentario 14.052/96y las resoluciones del INCOOP, mediando acuerdo de la Asamblea de Socios de la Cooperativa, expresamente convocada para ese efecto y previa autorización del INCOOP. Para obtener dicha autorización, la entidad deberá adjuntar a la respectiva solicitud, los documentos que señale el INCOOP.
El INCOOP reglamentará las acciones a seguir para la liquidación de las entidades cooperativas.
16.3. FUSIÓN DE COOPERATIVAS.
El INCOOP, mediante resolución específica, establecerá el procedimiento para las fusiones e incorporaciones, los requisitos para cada caso y la evaluación, así como los procesos de autorización, reconocimiento y cancelación de personerías jurídicas, derivados de los procesos de fusión.
El INCOOP verificará la adecuación a las normas legales, de los documentos que respaldan las solicitudes de fusión y, asimismo, evaluará la viabilidad expresada en los estados financieros y sus proyecciones, la situación legal, institucional y administrativa de las entidades concurrentes, así como otros aspectos que resulten pertinentes. Al respecto, podrá efectuar las inspecciones que considere necesarias, y recurrirá a las instancias que estime pertinentes, para completar el proceso de verificación.
El INCOOP, sobre la base de los informes de evaluación técnica y legal favorables, y la verificación y certificación del cumplimiento de todas las etapas y requerimientos, autorizará, resolución mediante, el proceso de fusión por integración o por incorporación, según corresponda.
CAPITULO 17.
ACLARACIONES, CONSULTAS Y SANCIONES.
17.1. ACLARACIONES.
El INCOOP, de conformidad con las previsiones de la Ley 2.157/03, es la instancia oficial y única que, en cualquier momento, con consulta previa o sin ésta, podrá realizar aclaraciones a las disposiciones de este Marco Regulatorio. Las aclaraciones serán de observancia y aplicación obligatoria, para todas las Cooperativas sujetas a supervisión sobre la base de este Marco Regulatorio.
17.2. CONSULTAS Y RESOLUCIONES VINCULANTES.
En caso de duda acerca del contenido, alcance o aplicabilidad de las disposiciones contenidas en este Marco Regulatorio o las demás reglamentaciones emanadas del INCOOP, la entidad interesada deberá elevar una consulta escrita al INCOOP, reuniendo los siguientes requisitos:
a) Deberá identificar claramente la situación específica que genera la duda de interpretación.
b) La Cooperativa podrá plantear su propia interpretación del alcance de la norma, para el caso específico que se trata.
Presentada la consulta vinculante al INCOOP, éste se pronunciará a través de sus autoridades, mediante resolución fundada. En dicha resolución se especificará la interpretación de la norma que corresponde aplicar al caso concreto planteado, y en caso necesario, el plazo de adecuación y las medidas correctivas a ser implementadas. La resolución del INCOOP sobre la consulta es de aplicación particular para la entidad que realizó la consulta, y sus efectos no se aplican a otras entidades.
En caso de que el INCOOP no se pronuncie en el plazo establecido, se considerará aplicable el criterio definido por la Cooperativa en la consulta realizada. Esto no afecta a la facultad que tiene el INCOOP, para hacer aclaraciones que serán de aplicación y observancia obligatoria para todas las entidades supervisadas con estas reglas operativas.
17.3. SANCIONES.
Las Cooperativas que infrinjan las disposiciones de este Marco Regulatorio, estarán sujetas a sanciones, previo sumario administrativo, de conformidad a lo dispuesto por la Ley 2.157/03 y el artículo 124 de la Ley 438/94.
CAPÍTULO 18.
DISPOSICIONES FINALES Y PLAZOS DE ADECUACIÓN.
18.1. DISPOSICIONES FINALES.
A partir de la emisión de este Marco Regulatorio, las Cooperativas sujetas a sus disposiciones deberán adecuar sus procesos internos, reglamentos, manuales, contabilidad, así como las demás actividades y documentaciones necesarias para su cumplimiento, incluidas las autorizaciones para operaciones básicas, adicionales o especiales, si las entidades no contaren aún con la autorización expresa del INCOOP, en los casos que se requiera.
18.2. PLAZOS DE ADECUACIÓN.
Se establecen los siguientes plazos de adecuación a este Marco Regulatorio, a partir de su emisión:
a) Para la adecuación plena de las Cooperativas, a los indicadores y ratios establecidos: Hasta el 31 de diciembre de 2017.
b) Para la adecuación de los procesos internos, reglamentos, manuales, contabilidad, así como las demás actividades y documentaciones necesarias para su cumplimiento, incluidas las autorizaciones para operaciones básicas, adicionales o especiales, si las entidades no contaren aún con la autorización expresa del INCOOP, en los casos que se requiera: Hasta el 31 de diciembre de 2016.
La inobservancia de cualquiera de las disposiciones contenidas en este Marco Regulatorio, dará lugar a la aplicación de los controles especiales y la consecuente aplicación de las sanciones pertinentes, en los casos que corresponda, de conformidad con lo establecido por la Ley 2.157/03.