POR LA CUAL SE APRUEBA LA “GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN DOCUMENTAL DE OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS PUBLICOS” Y SE ESTABLECEN LINEAMIENTOS PARA SU APLICACIÓN POR PARTE DE LOS ADMINISTRADORES DE CONTRATOS.
Asunción, 5 de octubre de 2026.
VISTO: el Expediente N° 2026-12015001-010913 de fecha 01 de septiembre de 2026, por el cual la Dirección de Registro Obrero Patronal eleva a consideración la propuesta de aprobación de la “GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN DOCUMENTAL DE OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS PUBLICOS Y SE ESTABLECEN LINEAMIENTOS PARA SU APLICACIÓN POR PARTE DE LOS ADMINISTRADORES DE CONTRATOS”; y
CONSIDERANDO:
Que, la Constitución Nacional, en su artículo 86 en adelante, reconoce al trabajo como un derecho y establece la obligación del Estado de promover políticas que aseguren condiciones dignas y justas de trabajo, así como la protección de los derechos de las personas trabajadoras y el acceso a la seguridad social.
Que, la Ley N° 5115/2013 creó el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social como órgano del Poder Ejecutivo al que corresponde la tutela de los derechos de los trabajadores y las trabajadoras en materia de trabajo, empleo y seguridad social, en su carácter de Autoridad Administrativa del Trabajo.
Que, la Ley N° 7021/2022, “De Suministro y Contrataciones Públicas”, establece un nuevo régimen para la gestión de las contrataciones públicas, orientado a fortalecer la eficiencia, transparencia, control y seguimiento de las distintas etapas de la contratación pública.
Que, el régimen de contrataciones públicas no se agota con la selección y adjudicación del proveedor, sino que comprende asimismo la adecuada administración, seguimiento, control y evaluación de la ejecución contractual, de manera que la provisión de los bienes, servicios, consultorías y obras sea ejecutada en las condiciones establecidas en los Pliegos de Bases y Condiciones, el contrato y la normativa aplicable.
Que, el artículo 59 de la Ley N° 7.021/2022 regula lo relativo al administrador del contrato, y establece que las contratantes deben designar, para cada contrato, funcionarios responsables de verificar la correcta ejecución de los mismos, quienes deberán denunciar ante aquellas las irregularidades o incumplimientos que detecten, estableciendo además la responsabilidad del administrador respecto de la información correspondiente a la ejecución contractual.
Que, el artículo 77 de la Ley N° 7.021/2022 reconoce a la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas la facultad de verificar, de oficio o por denuncia, la ejecución y cumplimiento de los contratos, dejando expresamente establecido que dicha facultad no sustituye los controles que corresponden a la Administración Contratante, ni las competencias de la Contraloría General de la República, las auditorías internas y externas y demás órganos con atribuciones legales de control.
Que, el artículo 91 de la Ley N° 7.021/2022 establece que el personal contratado por el proveedor, consultor o contratista para la prestación de los servicios contratados mantiene sus derechos frente a aquel y que, en ningún caso, se genera una relación de dependencia o empleo público con la contratante, disponiendo expresamente que el incumplimiento de las obligaciones laborales o de seguridad social por parte del proveedor, consultor o contratista será considerado incumplimiento del contrato por causas imputables al mismo.
Que, en consecuencia, la verificación de las obligaciones laborales y de seguridad social de los trabajadores afectados a la ejecución de un contrato público no constituye una actuación ajena a la administración contractual, sino un componente necesario del seguimiento del cumplimiento de las condiciones legales y contractuales asumidas por el proveedor, consultor o contratista;
Que, el Decreto N° 2264/2024, reglamentario de la Ley N° 7021/2022, establece en su artículo 102 que para cada contrato suscripto la máxima autoridad de la contratante debe designar, mediante acto administrativo, a la persona física que ejercerá la función de administrador del contrato, quien será responsable de su gestión y de la correcta y completa carga de los principales datos de la ejecución contractual en el Sistema de Información de las Contrataciones Públicas.
Que, el artículo 103 del Decreto N° 2264/2024 establece entre las funciones del administrador del contrato: “c) Realizar el seguimiento y control de las obligaciones del proveedor, consultor o contratista respecto a los plazos establecidos, al cumplimiento de las especificaciones técnicas, garantías y demás condiciones contractuales; e) Comunicar a la instancia pertinente de la contratante de acuerdo a su estructura organizacional los incumplimientos que podrían derivar en la aplicación de penalidades y sanciones al proveedor, consultor o contratista previstas en las bases de la contratación o para la comunicación de infracciones a la DNCP, en el marco de la sección V "Infracciones y sanciones” del Capítulo XVI, Título III, de la Ley".
Que, por tanto, corresponde establecer criterios específicos que permitan al administrador del contrato determinar, durante la ejecución contractual, si las obligaciones laborales y de seguridad social relacionadas con el personal afectado al contrato están siendo cumplidas por el proveedor, consultor o contratista.
Que, el artículo 114 del Decreto N° 2264/2024 establece que los oferentes, proveedores, consultores y contratistas del Estado deben encontrarse al día con sus obligaciones tributarias y de seguridad social desde la presentación de las ofertas hasta la ejecución final de los contratos, disponiendo asimismo que la contratante solo podrá realizar los pagos cuando el proveedor, consultor o contratista se encuentre al día en el cumplimiento de sus obligaciones con la seguridad social, conforme al procedimiento establecido por la entidad previsional.
Que, esta disposición adquiere especial relevancia en materia de las contrataciones públicas, considerando que la obligación de encontrarse al día con la seguridad social no debe ser entendida exclusivamente como una exigencia documental al momento de la presentación de la oferta o formalización del contrato, sino como una obligación que debe mantenerse durante toda la ejecución contractual.
Que, los Pliegos de Bases y Condiciones (PBC) constituyen el instrumento mediante el cual la contratante establece las condiciones, requisitos, especificaciones, obligaciones y mecanismos de control aplicables al procedimiento y al contrato, por lo que la verificación de las obligaciones laborales y de seguridad social debe efectuarse atendiendo, en cada caso, a las disposiciones específicas contenidas en el PBC, sus modificaciones, aclaraciones, adendas y en el contrato suscripto.
Que, en los PBC correspondientes a determinadas contrataciones públicas se exige al proveedor, consultor o contratista la presentación periódica de documentación relativa al personal afectado a la ejecución del contrato, sus servicios efectivamente prestados, planillas de asistencia, comprobantes de pago, declaraciones ante el Instituto de Previsión Social y demás documentos necesarios para acreditar el cumplimiento de sus obligaciones.
Que, no obstante, la existencia de dichas exigencias documentales, resulta necesario establecer una metodología uniforme que permita al administrador del contrato realizar un control sustantivo y no meramente formal, mediante el cotejo y análisis cruzado de la información y documentación proporcionadas por el proveedor, consultor o contratista.
Que, la experiencia derivada de los mecanismos de formalización y registro laboral demuestra que la simple presentación de documentos aislados no permite, por sí sola, determinar la efectiva correspondencia entre las personas que prestan servicios, las personas declaradas por el contratista, las personas registradas ante el sistema de seguridad social, las remuneraciones efectivamente pagadas y las remuneraciones declaradas.
Que, por tal motivo, resulta necesaria la implementación de una Guía que tenga por finalidad establecer una metodología de verificación, con el contraste entre la planilla de marcación de entrada y salida, el Formulario de Identificación del Personal (FIP), el Formulario de Informe de Servicios Personales (FIS), los registros y declaraciones del Instituto de Previsión Social, los recibos de salarios y los comprobantes de acreditación bancaria; permitiendo determinar inconsistencias, omisiones o divergencias que puedan constituir indicios de incumplimientos laborales o de seguridad social.
Que, dicha metodología permitirá verificar la correspondencia entre el personal que efectivamente presta servicios en la ejecución contractual, el personal declarado por el proveedor, consultor o contratista, el personal registrado ante el Instituto de Previsión Social y las remuneraciones efectivamente abonadas y declaradas; con base en los términos y condiciones contractualmente aceptados por las partes y previstos en los PBC.
Que, resulta especialmente relevante verificar que los trabajadores que prestan servicios en el marco del contrato se encuentren debidamente registrados, que las altas y bajas hayan sido comunicadas oportunamente, que las remuneraciones declaradas ante el Instituto de Previsión Social sean concordantes con las efectivamente abonadas a los trabajadores y que se hayan efectuado los aportes correspondientes sobre el monto imponible pertinente.
Que, la identificación temprana de estas situaciones resulta necesaria para evitar que los recursos públicos sean utilizados para financiar, directa o indirectamente, prestaciones ejecutadas mediante incumplimientos de obligaciones laborales o de seguridad social, así como para prevenir la afectación de los derechos de los trabajadores vinculados a la ejecución de contratos públicos.
Que, la implementación de controles uniformes también permitirá fortalecer la trazabilidad de la ejecución contractual, mejorar la calidad de la información disponible para las entidades contratantes y facilitar la adopción oportuna de medidas de subsanación, sin perjuicio de las responsabilidades civiles, administrativas, laborales, previsionales o penales que pudieran corresponder.
Que, resulta igualmente necesario distinguir entre la función de verificación contractual que corresponde al administrador del contrato y la función de fiscalización laboral que corresponde al Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social, de modo que el administrador no ejerza potestades fiscalizadoras ni sancionadoras propias de la Autoridad Administrativa del Trabajo, sino que actúe como responsable del control documental y contractual, identificación de indicios, requerimiento de subsanación y comunicación de hechos a las autoridades competentes.
Que, en este sentido, la actuación del administrador debe limitarse al ámbito de sus competencias y al contenido del contrato, sin perjuicio de su obligación de documentar y comunicar los hechos que puedan constituir infracciones laborales, incumplimientos previsionales o cualquier otra irregularidad detectada durante la ejecución contractual. En esa línea, el administrador debe documentar cada hallazgo, requerir la subsanación correspondiente y comunicar los hechos al Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social y a las demás autoridades competentes, sin perjuicio de las acciones que correspondan en el ámbito contractual.
Que, resulta necesario establecer una tipificación operativa de los incumplimientos e indicios de incumplimiento que pueden ser detectados durante el control, a efectos de que los administradores puedan identificar de manera homogénea, entre otros, los siguientes supuestos: prestación de servicio de trabajadores no declarados; falta de inscripción ante el Instituto de Previsión Social; registro tardío de trabajadores; diferencias entre el personal declarado y el que efectivamente presta servicio; subdeclaración de remuneraciones; falta de pago o pago incompleto de salarios; falta de pago de horas extraordinarias y recargos; incumplimiento de jornadas y descansos; descuentos salariales indebidos; falta de pago de aguinaldo; inconsistencias entre recibos de salarios y acreditaciones bancarias; incumplimiento de obligaciones de seguridad social; y posibles indicios de descuento de aportes obreros sin ingreso al Instituto de Previsión Social.
Que, la referida tipificación tiene carácter orientativo y operativo para el control contractual, y no implica atribuir al administrador la potestad de calificar definitivamente una conducta como infracción laboral, previsional o delito, competencias que corresponden a las autoridades administrativas, previsionales, judiciales o fiscales según la naturaleza del hecho.
Que, especial atención merece la detección de situaciones en las cuales el empleador hubiera efectuado descuentos correspondientes a aportes del seguro social al trabajador sin que exista evidencia de su ingreso al Instituto de Previsión Social, supuesto que requiere la documentación de los elementos objetivos disponibles y su comunicación inmediata al Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social y, en su caso, a las demás autoridades competentes.
Que, la existencia de un Certificado Laboral expedido por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social o de una Constancia de Cumplimiento con la Seguridad Social expedida por el Instituto de Previsión Social no debe impedir la realización del control material durante la ejecución contractual, toda vez que dichos documentos acreditan la situación correspondiente al momento de su emisión y no necesariamente reflejan hechos posteriores o situaciones específicas relacionadas con la ejecución del contrato.
Que, por todo lo expuesto, la Dirección de Registro Obrero Patronal del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social ha elaborado la “Guía para la Verificación Documental de Obligaciones Laborales y de Seguridad Social en la Ejecución de Contratos Públicos”, que contiene los documentos objeto de verificación, los aspectos que deben ser controlados, los principales hallazgos o indicios de incumplimiento, las acciones de subsanación y las pautas para la comunicación de situaciones que requieran intervención de las autoridades competentes.
Que, la aprobación de una guía específica permitirá homogeneizar los criterios utilizados por las distintas entidades contratantes, reducir la discrecionalidad en la revisión documental, facilitar la capacitación de los administradores de contratos y establecer una base común para la identificación, documentación, subsanación y comunicación de incumplimientos.
Que, la presente regulación no pretende modificar las competencias establecidas por la legislación vigente ni establecer nuevas obligaciones, infracciones o sanciones, sino establecer lineamientos técnicos y administrativos para la verificación de obligaciones laborales y de seguridad social dentro del proceso de seguimiento y control de la ejecución de contratos públicos.
Que, las normas laborales y de seguridad social son de orden público, debido a que su cumplimiento es de interés social. El control de la observancia de estas normas compete a la Autoridad Administrativa del Trabajo, ejercida por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social, lo cual acredita la competencia de esta Cartera de Estado para establecer la Guía que se aprueba a través de esta resolución. A esto se añade que las contrataciones públicas se realizan para satisfacer necesidades de interés general con la utilización de fondos públicos, por lo que no resulta compatible con ello que, en el marco de los contratos públicos, existan incumplimientos de orden laboral o previsional. Lo dicho justifica plenamente la adopción de una GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN DOCUMENTAL DE OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL EN LA EJECUCION DE CONTRATOS PUBLICOS.
Que, en consecuencia, corresponde aprobar la referida Guía y establecer su aplicación como instrumento técnico de referencia para los administradores de contratos de las entidades sujetas al régimen de contrataciones públicas, en lo relativo a la verificación de las obligaciones laborales y de seguridad social del proveedor, consultor o contratista.
Que, la Ley N° 5115/2013, en su Artículo 11 “Funciones Generales”, establece: "El/La Ministro/a en las áreas de trabajo, de empleo y de seguridad social, ejercerá las siguientes funciones y atribuciones generales: (...) 7. Adoptar las medidas de administración, coordinación, supervisión y control necesarias para asegurar el cumplimiento de las funciones de su competencia.”.
POR TANTO, en ejercicio de sus atribuciones;
LA MINISTRA DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL
R E S U E L V E:
Art. 1° APROBAR la “GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN DOCUMENTAL DE OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS PÚBLICOS”, conforme al Anexo I, que forma parte integrante de la presente Resolución.
Art. 2° ESTABLECER que la Guía aprobada por el artículo precedente constituye el instrumento técnico de referencia para los Administradores de Contrato y demás funcionarios, a los efectos de la verificación de las obligaciones laborales y de seguridad social correspondientes al personal afectado a la ejecución de contratos públicos, de conformidad con la Ley N° 7.021/2022, el Decreto N° 2.264/2024, el Pliego de Bases y Condiciones, el contrato respectivo y demás normativa aplicable.
Art. 3° DISPONER que los Administradores de Contratos, en el marco de las funciones y responsabilidades establecidas en la Ley N° 7.021/2022, el Decreto N° 2.264/2024 y demás normas aplicables, deberán realizar la verificación de las obligaciones laborales y de seguridad social del proveedor, consultor o contratista, cuando corresponda, conforme a la naturaleza del contrato, al Pliego de Bases y Condiciones y a las obligaciones establecidas contractualmente.
Art. 4° ESTABLECER que la verificación prevista en la presente Resolución comprenderá, cuando corresponda, el control y cotejo de la documentación laboral y previsional presentada por el proveedor, consultor o contratista, incluyendo la planilla de marcación de entrada y salida, el Formulario de Identificación del Personal (FIP), el Formulario de Informe de Servicios Personales (FIS), las declaraciones y registros del Instituto de Previsión Social, los recibos de pago de remuneración, los comprobantes de acreditación bancaria y demás documentación requerida en el Pliego de Bases y Condiciones y en el contrato.
Art. 5° ESTABLECER que los Administradores de Contratos deberán prestar especial atención a la identificación de inconsistencias o indicios relacionados con:
a) cantidad insuficiente de trabajadores para cumplir con los requerimientos del PBC y el contrato;
b) la falta de inscripción o registro de trabajadores ante el Instituto de Previsión Social;
c) la falta de actualización de altas, bajas o sustituciones en los formularios FIP y FIS;
d) la subdeclaración de aportes al IPS;
e) la falta de pago o pago incompleto de salarios;
f) el no pago del salario mínimo para actividades diversas no especificadas o las especificadas por la Autoridad Administrativa del Trabajo según la ocupación;
g) la falta de pago de horas extraordinarias, horas nocturnas, recargos o remuneraciones correspondientes a días feriados, así como otros conceptos laborales.
h) el incumplimiento de los límites de jornada y descansos legales;
i) descuentos salariales no autorizados;
j) la falta de pago o pago incorrecto del aguinaldo;
k) la falta de concesión o pago de las vacaciones anuales remuneradas;
l) diferencias entre las remuneraciones pagadas, las consignadas en los recibos y las declaradas ante el Instituto de Previsión Social;
m) mora o falta de aportes al Instituto de Previsión Social;
n) el descuento del aporte del seguro social al personal y el no ingreso al IPS y,
o) cualquier otra situación que pudiera constituir incumplimiento de las obligaciones laborales o de seguridad social relacionadas con la ejecución contractual.
Art. 6° ESTABLECER que los hallazgos identificados en aplicación de la Guía tendrán carácter de indicios o elementos de verificación, sin que su identificación implique, por sí misma, la determinación definitiva de responsabilidad administrativa, laboral, previsional o penal, correspondiendo dicha determinación a la autoridad competente conforme a la legislación vigente.
Art. 7° DISPONER que cuando se detecten indicios de incumplimientos o inconsistencias susceptibles de subsanación, el Administrador del Contrato deberá requerir al proveedor, consultor o contratista la correspondiente regularización, dejando constancia de las actuaciones realizadas y del resultado obtenido.
Art. 8° ESTABLECER que la aplicación de la presente Resolución y de la Guía aprobada no implica transferencia, delegación ni sustitución de las competencias legalmente atribuidas al Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social, al Instituto de Previsión Social, a la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas, a la Contraloría General de la República ni a los demás órganos y autoridades competentes.
Art. 9° DISPONER que la comunicación de un indicio o incumplimiento al Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social no exime al Administrador del Contrato ni a la entidad contratante de adoptar las medidas que correspondan en el marco de la Ley N° 7.021/2022, el Decreto N° 2.264/2024, el Pliego de Bases y Condiciones y el contrato respectivo.
Art. 10 ENCOMENDAR a la Dirección de Registro Obrero Patronal y a la Dirección General de Inspección y Fiscalización del Trabajo de esta Cartera de Estado la asistencia técnica y capacitación necesarias para la implementación de la Guía aprobada por la presente Resolución.
Art. 11 COMUNICAR, publicar por los canales correspondientes y cumplido, archivar.
Fdo.: MONICA ISABEL RECALDE DE GIACOMI.
Ministra
ANEXO I
GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN DOCUMENTAL DE OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS PUBLICOS.
I. OBJETIVO.
La presente guía tiene por objeto establecer los lineamientos que deben observar los administradores de contratos públicos y demás funcionarios para el análisis exhaustivo de la documentación que los proveedores, contratistas o consultores presentan con motivo de cada solicitud de pago en el marco de las Contrataciones Públicas. Con los lineamientos establecidos se busca detectar, de manera temprana y sistemática, incumplimientos laborales y de seguridad social que puedan afectar los derechos de los trabajadores y la regularidad de la ejecución contractual, en el marco de la Ley N° 7.021/2022 de Suministro y Contrataciones Públicas, su Decreto Reglamentario N° 2.264/2024, el pliego de bases y condiciones y el contrato suscrito.
II. ALCANCE.
La guía resulta aplicable a los administradores de contratos públicos para la verificación documental de cumplimiento de la normativa laboral y de seguridad social, en el pleno entendimiento de que su función no se limita a constatar la existencia formal de los documentos, sino que debe realizar un control cruzado entre la planilla de marcación de asistencia de los trabajadores, el Formulario de Identificación del Personal (FIP), el Formulario de Informe de Servicios Personales (FIS), los registros y declaraciones del Instituto de Previsión Social (IPS), los recibos de las remuneraciones que el personal debe percibir y los comprobantes de acreditación bancaria. Esta metodología permite verificar la correspondencia entre el personal que efectivamente presta servicios, el personal declarado contractualmente y el personal registrado ante el IPS, así como la consistencia de las remuneraciones pagadas con las declaradas y aportadas.
El administrador debe documentar cada hallazgo, requerir la subsanación correspondiente y comunicar los hechos al Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (MTESS) y a las demás autoridades competentes, sin perjuicio de las acciones que correspondan en el ámbito contractual.
II. ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS PRESENTADOS PARA EL PAGO.
1. Planilla de Marcación de Entrada y Salida.
a) Puntos de verificación: El administrador debe cotejar que la planilla de marcación contenga a todos los trabajadores afectados al contrato, conforme al FIP y al FIS, y que estos coincidan con el personal inscripto en el IPS. Debe calcular la jornada diaria y semanal de cada trabajador, restando la hora de ingreso de la hora de egreso, y verificar el cumplimiento de los límites legales según el tipo de jornada: diurna (de 06:00 a 20:00 horas, máximo 8 horas diarias y 48 semanales), nocturna (de 20:00 a 06:00 horas, máximo 7 horas diarias y 42 semanales) y mixta (máximo 7,5 horas diarias y 45 semanales). También debe verificar el registro de horas extraordinarias, que no deben superar el límite legal de 3hs diarias y 57 horas semanales, así como el cumplimiento de los descansos intermedios (mínimo de 30 minutos), semanales (al menos de un día), feriados (salvo que se preste servicio y se pague con el recargo correspondiente) y vacaciones. Asimismo, debe comprobar que los registros sean completos, cronológicos y coherentes, sin enmendaduras que impidan su lectura.
b) Hallazgos o indicios de incumplimiento: La ausencia de marcación para determinados trabajadores, o la existencia de trabajadores que marcan, pero no figuran en el FIP o en el IPS, revela posible utilización de personal no declarado. El exceso de jornada ordinaria y la existencia de horas extraordinarias, sin el correspondiente pago reflejado en los recibos, indica falta de pago de sobretiempo. La falta de registros o registros inconsistentes con la realidad de la prestación de servicios, puede encubrir jornadas excesivas o trabajo no registrado. Todo ello constituye indicio de incumplimiento laboral y de subdeclaración para los aportes.
c) Acciones de subsanación: Exigir al proveedor, consultor o contratista la inscripción inmediata de los trabajadores no inscriptos en el IPS, presentando la constancia de inscripción y las planillas complementarias que regularicen los aportes de los períodos anteriores. Requerir la liquidación y pago de las horas extraordinarias y recargos adeudados, con la presentación de recibos de salario y comprobantes bancarios que acrediten el pago efectivo. Exigir que se otorguen los descansos legales correspondientes. Cuando se detecten marcaciones falsas o ausencia de registros, exigir la implementación de un sistema de control de asistencia fidedigno.
2. Formulario de Identificación del Personal (FIP).
a) Puntos de verificación: El administrador deberá comprobar que la cantidad total de trabajadores declarados en el FIP (con dedicación exclusiva o parcial) sea la suficiente para cumplir con los requerimientos del PBC y del contrato. En los casos que adicionalmente se requiera de registros del IPS (Declaración Jurada de Salarios) y las planillas de marcación, se deberá verificar la consistencia del formulario con los citados documentos: Debe verificar que la fecha de inicio declarada en el FIP sea igual o anterior a la fecha de inscripción en el IPS, y que todas las altas, bajas y sustituciones estén debidamente declaradas en IPS.
En los casos en que se encuentre autorizada la subcontratación, las verificaciones deben alcanzar a los subcontratistas y sus empleados.
b) Hallazgos o indicios de incumplimiento: La omisión de altas de trabajadores (con dedicación exclusiva o parcial) sugiere que el proveedor o subcontratista ocultaría variaciones en la nómina para evitar presuntamente el pago de aportes al IPS. La falta de correspondencia entre el FIP y el IPS (trabajadores que figuran en el FIP pero no están inscriptos en el IPS) es un indicio claro de falta de pago de aportes. La presencia de trabajadores en las marcaciones que no figuran en el FIP revela la utilización de personal no declarado.
c) Acciones de subsanación: Requerir la actualización completa del FIP, reflejando todas las altas, bajas y sustituciones de trabajadores (con dedicación exclusiva o parcial) necesarias para el cumplimiento del contrato. Exigir la inscripción inmediata en el IPS de todos los trabajadores que presten servicios y no estén registrados, presentando las constancias de inscripción y las planillas complementarias de pago de aportes de los períodos anteriores. Estas acciones también alcanzan a los trabajadores dependientes de subcontratistas.
3. Declaración Jurada de Salarios (IPS).
a) Puntos de verificación: El administrador debe verificar que todos los trabajadores afectados al contrato estén correctamente declarados en la Declaración Jurada de Salarios del IPS; para tal efecto, debe contrastar los datos de los trabajadores expuesto en los formularios FIP y el FIS con la planilla de IPS. Debe comprobar que las remuneraciones declaradas ante el IPS coincidan con las remuneraciones efectivamente pagadas según los recibos de salario, PBC, Formulario FIS y los comprobantes bancarios. Especial atención debe prestarse a la declaración de horas extraordinarias, recargos nocturnos, trabajo en feriados y otros conceptos que integran el salario, pues su omisión o subdeclaración reduce la base de aportes. También debe verificar que las fechas de alta en el IPS sean anteriores o coincidentes con las fechas de inicio declaradas en el FIP. Debe verificar que el extracto de pago, anexo a la declaración, haya sido pagado en tiempo y forma.
c) Hallazgos o indicios de incumplimiento: La omisión de trabajadores en la Declaración Jurada del IPS, o la declaración de remuneraciones inferiores a las pagadas, constituye un indicio grave de evasión de aportes. La existencia de trabajadores en el FIP y en las marcaciones que no figuran en el IPS confirma la falta de registro en IPS. Las diferencias entre los salarios pagados y los declarados en IPS revelan una práctica de subdeclaración de aportes. Mora del empleador en el pago de aportes.
c) Acciones de subsanación: Exigir al proveedor la presentación del Recibo de Salario de cada trabajador, donde se detallen todos los conceptos abonados y pasible de realizar aportes al IPS, excluyéndose la Asignación familiar y el aguinaldo. Exigir al proveedor la inscripción de los trabajadores omitidos y la presentación de las planillas complementarias que regularicen los aportes de todo el período no aportado. Si se detecta que se efectuaron descuentos de aportes obreros, pero no se ingresaron al IPS, se debe activar el procedimiento especial descrito en el punto 7 de esta guía. En caso de mora, exigir el pago inmediato de aportes.
4. Extractos de las acreditaciones de pago de salario a través de la red bancaria.
a) Puntos de verificación: El administrador debe comprobar que el salario acreditado incluya todos los conceptos legalmente exigibles (salario base, horas extraordinarias, recargos, feriados, etc.) y que el monto líquido resultante sea el efectivamente acreditado a la cuenta bancaria del trabajador. Es decir, el importe acreditado deberá ser el resultado del total de las remuneraciones menos el aporte obrero al IPS. Debe revisar que las acreditaciones sean sin descuentos indebidos, salvo aquellos que estén debidamente justificados (anticipos, aporte obrero IPS, embargo, etc - Art. 240 del Código Laboral) y que el descuento por aporte obrero sea el porcentaje legal aplicable sobre el salario declarado.
En lo que respecta al aguinaldo, el administrador debe constatar que el proveedor haya incluido el pago del aguinaldo correspondiente al período anual (de enero a diciembre) mediante la acreditación bancaria correspondiente, ya sea en el pago ordinario de diciembre o, en caso de extinción de la relación laboral, en el pago proporcional al tiempo trabajado. Además, se debe constatar que el aguinaldo no sea objeto de ningún tipo de descuento.
En lo que respecta a vacaciones, verificar que la acreditación sea antes del inicio del periodo de descanso y por la cantidad de días de descanso.
b) Hallazgos o indicios de incumplimiento: El pago de un monto inferior al salario mínimo legal constituye un incumplimiento. La mora en el pago (fecha de acreditación posterior a la fecha de vencimiento contractual) es otro indicio. La falta de pago de horas extraordinarias, recargo nocturno, pago por días feriados, revela incumplimiento. La existencia de descuentos del salario sin respaldo documental, o la diferencia entre el salario bruto del recibo y el declarado en el IPS, indican subdeclaración. Otros incumplimientos son la falta de pago total o parcial del aguinaldo y las vacaciones.
c) Acciones de subsanación: Exigir al proveedor la presentación del Recibo de Salario desglosado de cada trabajador, donde se detallen todos los conceptos abonados y los descuentos aplicados (estos últimos deben limitarse a los autorizados legalmente: aportes al IPS, embargos judiciales, etc.; no proceden descuentos no autorizados por ley), las horas y jornadas trabajadas. Requerir el pago de las diferencias salariales (horas extras, recargos, etc.) y de las diferencias no abonadas para alcanzar el mínimo legal.
En el caso del aguinaldo, exigir al proveedor el Recibo de Aguinaldo y si se detecta un cálculo incorrecto o la omisión de conceptos variables, se deberá requerir una nueva liquidación que incluya el saldo adeudado.
En el caso del pago de vacaciones, exigir el Recibo de vacaciones, donde se indique el importe de las vacaciones y los días de descanso otorgados.
En todos los casos de omisión parcial o total del salario, las vacaciones, el aguinaldo u otros beneficios laborares, deberá exigirse el documento que compruebe la acreditación del importe adeudado en la cuenta bancaria del trabajador.
5. Formulario de Informe de Servicios Personales (FIS).
a) Puntos de verificación: El FIS, que se presenta periódicamente para informar al contratante sobre el personal que prestó servicios en el período, debe contrastarse con el FIP a efectos de corroborar que la cantidad de personas declarada en ambos formularios sea la misma.
Se debe verificar que todos los trabajadores incluidos en el FIS hayan efectivamente trabajado durante el período. Adicionalmente, según el PBC y contrato, debe contrastarse la correspondencia con las marcaciones de asistencias de los trabajadores, debe verificarse que las remuneraciones declaradas en el FIS coincidan con las pagadas (extracto bancario) y las declaradas en el IPS. También debe confirmarse que las fechas de inicio y cese de servicios en el FIS sean consistentes con las altas y bajas registradas en el IPS.
b) Hallazgos o indicios de incumplimiento: La inclusión en el FIS de trabajadores que no figuran en el FIP (o en el IPS, según el caso) indica que se está utilizando personal no declarado. La omisión en el FIS de trabajadores declararos en el FIP indica que no se está declarando la totalidad de los servicios prestados. Las discrepancias entre las remuneraciones del FIS, las acreditaciones y la declaración de IPS revelan subdeclaración. La inconsistencia entre las fechas de servicios y las de inscripción en IPS es un indicio de registro tardío.
c) Acciones de subsanación: Exigir la aclaración y rectificación del FIS, ajustándolo a la realidad de los servicios prestados. Requerir la inscripción en el IPS de los trabajadores omitidos y la regularización de sus aportes. En caso de diferencias en la remuneración con IPS, extracto bancario o PBC, exigir al proveedor la presentación del Recibo de Salario de cada trabajador, donde se detallen todos los conceptos abonados.
6. Certificado Laboral del MTESS y Constancia de Cumplimiento con la Seguridad Social del IPS.
a) Puntos de verificación: El administrador debe comprobar la vigencia del Certificado de Cumplimiento Laboral del MTESS y la constancia de cumplimiento del IPS, verificando que no hayan expirado, que no expongan multas impagas y que estén emitidos a nombre del proveedor, consultor o contratista. Sin embargo, la existencia de estos documentos no exime del control cruzado, pues pueden no reflejar situaciones posteriores o específicas de la obra. Se debe verificar que la documentación presentada corresponda al período de ejecución. La integridad de los documentos puede verificarse en la página, de IPS y MTESS, respectivamente.
b) Hallazgos o indicios de incumplimiento: La falta de presentación o la vigencia vencida de estos documentos impide acreditar la regularidad laboral y de seguridad social del proveedor. La emisión de certificados con reservas o la existencia de deudas con el IPS, aunque se haya presentado una constancia genérica, puede ser un indicio de incumplimiento.
c) Acciones de subsanación: Exigir la presentación o renovación de los certificados, así como la regularización de cualquier deuda o incumplimiento ante el MTESS o el IPS.
III. DETECCIÓN ESPECÍFICA DE INDICIOS DE DESCUENTO DE APORTES OBREROS NO INGRESADOS AL IPS Y COMUNICACIÓN AL MTESS.
7. Procedimiento ante indicios de descuento de aportes sin ingreso.
El administrador debe prestar especial atención a los casos en que, del análisis de los recibos de salario (o vacaciones) y las declaraciones IPS, se desprenda que el proveedor ha descontado del salario del trabajador el aporte obrero correspondiente, pero no existe evidencia de que dicho importe haya sido ingresado al IPS. Esta situación constituye un indicio de irregularidad en el cumplimiento de las obligaciones que podría consistir en una evasión a la seguridad social, por lo que debe ser documentada meticulosamente a los efectos de su posterior remisión a la autoridad competente, si correspondiente. Para ello, el administrador recopilará los recibos de salarios (o vacaciones) que muestren el descuento, la Declaración Jurada del IPS que evidencie la falta de declaración o la omisión del trabajador, y las planillas complementarias o extractos de pago que acrediten o no el ingreso. En caso de que en el recibo no figure el descuento, en el extracto de la cuenta bancaria del trabajador puede verificarse si se depositó el salario con el descuento. Si el proveedor no logra desvirtuar los indicios presentando comprobantes de ingreso, el administrador deberá elaborar un informe detallado, con copia de toda la documentación, y remitirlo al MTESS, sin perjuicio que se adopten las medidas contractuales que correspondan.
IV. OTROS DOCUMENTOS CON IMPLICACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL.
Cuando en el Pliego de Bases y Condiciones (PBC), en los formularios, en el contrato o en cualquiera de sus documentos anexos se establezca una cantidad mínima de mano de obra requerida para la ejecución del contrato, o se exija la identificación de las personas afectadas a su ejecución, el Administrador del Contrato deberá prestar especial atención a la verificación de dicha información.
A estos efectos, deberán ser considerados, entre otros, los documentos que contengan o permitan identificar la cantidad y/o identidad del personal requerido para la ejecución contractual, tales como:
• Planillas de pago al personal o similar;
• Formulario de nómina del personal contratado o similar;
• Pólizas de seguro contra riesgos de accidentes de trabajo, seguros de vida u otros donde se individualicen a los trabajadores, tanto del proveedor como de eventuales subcontratistas;
• Cualquier otro documento presentado por el proveedor o contratista en el que se individualice a los trabajadores afectados a la ejecución del contrato.
En estos casos, el Administrador del Contrato deberá realizar una verificación cruzada de la nómina del personal, contrastando la información contenida en los documentos contractuales con la Declaración Jurada de Salarios del Instituto de Previsión Social (IPS), presentada en ocasión del pago, a fin de comprobar que las personas identificadas se encuentren debidamente registradas en el IPS.
En los casos en que se encuentre autorizada la subcontratación, las verificaciones deben alcanzar a los subcontratistas y sus empleados. En tal sentido, verificar que tanto el subcontratista como el personal dependiente afectado a la ejecución de las prestaciones subcontratadas cumplan con las obligaciones laborales y de seguridad social establecidas en la normativa vigente y en los documentos contractuales. En particular, deberá verificarse que los trabajadores de los subcontratistas se encuentren debidamente identificados y registrados ante el Instituto de Previsión Social. Para ello, será necesario requerir al subcontratista la Declaración Jurada de Salarios presentado ante el IPS. La identificación de indicios de incumplimiento requerirá el trámite correspondiente de subsanación y comunicación al MTESS.
Asimismo, cuando el PBC o la documentación contractual determine una cantidad mínima de trabajadores necesaria para la correcta ejecución del contrato, dicha cantidad deberá ser considerada como un elemento de referencia para el control de las declaraciones efectuadas por el empleador en los formularios en los formulario FIP y FIS, a efectos de verificar que la cantidad de trabajadores declarados resulte razonablemente compatible con la cantidad de personal requerida para la ejecución de las prestaciones contratadas.
V. RESPONSABILIDADES FINALES DEL ADMINISTRADOR.
Además de exigir las subsanaciones a que se refieren los puntos anteriores, el administrador del contrato deberá informar al MTESS, a través de los canales instituciones correspondientes, sobre todos los indicios de incumplimientos detectados, tanto aquellos que hayan sido subsanados como aquellos que persistan. Este informe debe contener la identificación del proveedor, consultor o contratista; el ID del llamado, una descripción clara de las irregularidades; los documentos que las respaldan y las acciones de subsanación requeridas y su resultado.
La comunicación al MTESS no exime al contratante de adoptar las medidas que el PBC y el contrato establezcan para los incumplimientos, tales como el no pago hasta la subsanación o esclarecimiento de los hechos, la aplicación de penalidades previstas legal o contractualmente o la rescisión del contrato. El administrador debe mantener un registro actualizado de todos los hallazgos y actuaciones, garantizando la trazabilidad de cada caso y la protección de los derechos de los trabajadores.