Acta N° 012/18 de fecha 28 de febrero de 2018
POR LA QUE SE AUTORIZA LA REALIZACIÓN DEL CONTROL DE SOBREVIVENCIA A LOS JUBILADOS Y PENSIONADOS, EN LOS CENTROS MÉDICOS Y ADMINISTRATIVOS DEL IPS, Y SE APRUEBA EL INSTRUCTIVO PROCEDIMENTAL PARA SU IMPLEMENTACIÓN.
VISTO: El Memorando PR/GPE/ N° 141/17, de fecha 09 de noviembre de 2017, de la Gerencia de Prestaciones Económicas del Seguro Social, recepcionado en la Secretaría del Consejo de Administración, en fecha 09 de noviembre de 2017, por el cual se eleva a consideración de la Máxima Autoridad, el Proyecto de Resolución “POR LA QUE SE AUTORIZA LA REALIZACIÓN DEL CONTROL DE SOBREVIVENCIA A LOS JUBILADOS Y PENSIONADOS, EN LOS CENTROS MÉDICOS Y ADMINISTRATIVOS DEL IPS, Y SE APRUEBA EL INSTRUCTIVO PROCEDIMENTAL PARA SU IMPLEMENTACIÓN”;
El Dictamen DIJ/DDC/N° 128/18, de fecha 28 de febrero de 2018, de la Dirección Jurídica remitió las respuestas a las instrucciones realizadas a través de la Nota Interna CA N° 082-0739/17, de fecha 16 de noviembre de 2017; y
CONSIDERANDO: Que, la Ley N° 430/73 “Que establece el derecho al beneficio de jubilaciones y pensiones complementarias a cargo del Instituto de Previsión Social”, en su Art. 39° señala lo siguiente: "Todo jubilado o pensionado deberá justificar cada seis meses que vive, so pena de suspenderse temporalmente el Beneficio que le fuera acordado hasta tanto dé cumplimiento a esta disposición";
Que, a su vez, el Art. 83° del Decreto Reglamentario N° 10810/52 “Que aprueba los reglamentos del Decreto Ley N° 1860/50”, expresa cuanto sigue: "Es obligatorio a todas las personas que gocen de pensiones del Instituto, comprobar su supervivencia semestralmente o cuando la Institución lo crea conveniente";
Que, por Resolución C.A. N° 091-026/08, de fecha 18 de noviembre de 2008, dicho control se realiza con una periodicidad de 03 (tres) meses;
Que, en ese marco normativo, actualmente un aproximado de 40.000 (cuarenta mil) beneficiarios, realizan la comprobación de sobrevivencia mediante la concurrencia física a los centros de atención habilitados para ese efecto, esa concurrencia se ve muchas veces dificultadas por problemas de distancia (domicilio en el interior), edad del beneficiario, movilidad reducida y/o situaciones de enfermedad, internación, ausencia temporal por encontrarse fuera del país, etc , generándose problemas y gastos para los mismos;
Que, en ese contexto, es conveniente establecer alternativas a la comprobación de sobrevivencia presencial o física, así como también ampliar la periodicidad de realización del trámite, estableciendo que el mismo se haga cada 06 (seis) meses;
Que, por ello, sería beneficioso la utilización de infraestructura, equipamiento y personal de la Institución en todo el territorio nacional, y sobre la base de dicha infraestructura vincular los sistemas informáticos del Seguro Social de Salud con los demás sistemas informáticos institucionales; con el objeto de facilitar y volver más accesible el trámite de dicho control a los beneficiarios de la Institución, principalmente a aquellos que residen en el interior del país;
Que, para lograr la mayor eficiencia posible de este control, es menester contar con un instructivo donde se establezcan claramente las reglas y los procedimientos a seguir;
Que, por Nota Interna CA N° 082-0739/17, de fecha 16 de noviembre de 2017, la Secretaría del Consejo de Administración remitió los antecedentes en cuestión a la Dirección Jurídica, a los efectos de elaborar un Dictamen Jurídico con respecto a la propuesta mencionada precedentemente;
Que, por Dictamen DIJ/DDC/N° 128/18, de fecha 28 de febrero de 2018, la Dirección Jurídica concluyó cuanto sigue: "... es parecer de esta Dirección Jurídica, que resulta viable proseguir con los trámites administrativos que correspondan, afín de elevar a consideración del Consejo de Administración, el proyecto de Resolución y anexo 1, elaborado por la Gerencia de Prestaciones Económicas del Seguro Social, respecto al "CONTROL DE SOBREVIVENCIA A LOS JUBILADOS Y PENSIONADOS, EN LOS CENTROS MÉDICOS Y ADMINISTRATIVOS DEL IPS, Y SE APRUEBA EL INSTRUCTIVO PROCEDIMENTAL PARA SU IMPLEMENTACIÓN". Sin embargo, aclaramos que no consideramos prudente ampliar el plazo del control de supervivencia a 06 (seis) meses, por lo que deberán realizar los ajustes correspondientes al proyecto de Resolución. Finalmente sugerimos incluir un Artículo que disponga que la Dirección de Administración de Jubilaciones, trimestralmente solicitara Informe, respecto a los registros de defunciones inscriptas, al Registro del Estado Civil de las Personas de conformidad a lo establecido en el Art. 126° de la Ley N° 1266/87 "Del Registro del Estado Civil de las Personas”;
Que, en la presente Sesión el Consejo de Administración procedió al análisis de los antecedentes señalados precedentemente y determinó otorgar su parecer favorable a la propuesta elevada por la Gerencia de Prestaciones Económicas del Seguro Social, con adecuaciones a la misma, teniendo en cuenta la conclusión realizada por la Dirección Jurídica, a través de su Dictamen DIJ/DDC/N° 128/18, de fecha 28 de febrero de 2018;
Por tanto, en uso de sus atribuciones,
EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL
R E S U E L V E:
1°) Autorizar la realización del Control de Sobrevivencia de los Jubilados y Pensionados del Instituto de Previsión Social, en todos los centros médicos y administrativos de la Institución.
2°) Establecer que el control de sobrevivencia de los beneficiarios de jubilaciones y pensiones se realizará cada 03 (tres) meses, conforme a lo establecido en las disposiciones legales y reglamentarias mencionadas en el considerando de la presente Resolución.
3°) Aprobar el Instructivo para el Control de Sobrevivencia de Jubilados y Pensionados del Instituto de Previsión Social, conforme al Anexo que consta de 08 (ocho) fojas y se adjunta a la presente Resolución.
4°) Disponer que los Directores, Jefes o Responsables de todos los Centros de Atención a Asegurados (Médicos y Administrativos) del país, en coordinación con la Gerencia de Prestaciones Económicas del Seguro Social, habiliten un espacio, proporcionen el equipamiento y designen a los funcionarios que tendrán a su cargo la realización del control de sobrevivencia de los jubilados y pensionados del IPS, sin perjuicio de sus respectivas funciones.
5°) Disponer que la Dirección de Administración de Jubilaciones, trimestralmente solicite informe, respecto a los registros de defunciones inscriptos, al Registro de! Estado Civil de las Personas de conformidad a lo establecido en el Art. 126° de la Ley N° 1266/87 “Del Registro del Estado Civil de las Personas”.
6°) Disponer que la Gerencia de Desarrollo y Tecnología, a través de la Dirección de Tecnología de la Información y de las Comunicaciones, realice los trabajos necesarios para la vinculación de los sistemas informáticos, tendientes a facilitar la realización y registro del control de Sobrevivencia.
7°) Encargar a la Oficina de Comunicación Institucional dependiente del Gabinete de la Presidencia de la Institución, dar amplia difusión a lo resuelto en la presente Resolución, para conocimiento de todos los beneficiarios de jubilaciones y pensiones.
8°) Comunicar a quienes corresponda y archivar.
FDD: ABG. BENIGNO LÓPEZ BENÍTEZ.
PRESIDENTE.
DR. JORGE MAGNO BRITEZ / ABG. CARLOS MOREL MARTÍNEZ / ECON. LUIS ENRIQUE FLEITAS
SR. JOSÉ JARA ROJAS / SR. JUAN CRISÓSTOMO TORALES.
MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION.
ABG. JOSÉ LUIS URIZAR VALIENTE.
SECRETARIO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
INSTRUCTIVO PR/GPE/DAJ/N° 01/17
PARA EL CONTROL DE SOBREVIVENCIA DE JUBILADOS Y PENSIONADOS DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL
I. OBJETO
El objeto de este instructivo es establecer los procedimientos que los Centros de Atención a Asegurados deberán implementar para el control de sobrevivencia de los beneficiarios de jubilaciones y pensiones del Instituto, a fin de ejercer un control efectivo sobre los pagos de beneficios de largo plazo por parte de la Institución.
II. MARCO LEGAL
El presente instructivo se emite con base a lo establecido en los Artículos 3° de la Ley N° 430/73 “Que establece el derecho al beneficio de jubilaciones y pensiones complementarias a cargo del Instituto de Previsión Social", y Art. 83° del Decreto N° 10810/52 "Que aprueba los reglamentos del Decreto Ley N° 1860/50”.
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN PERSONAL
Este instructivo será aplicable para todos los beneficiarios de jubilaciones y pensiones del Instituto de Previsión Social.
IV. DEFINICIONES Jubilado y/o Pensionado Activo:
Se entenderá por jubilado y/o pensionado activo a aquel beneficiario que tiene vigente la comprobación de su sobrevivencia, asi como las autorizaciones para el cobro de su jubilación y/o pensión, por lo que se le está abonando con normalidad dichos beneficios.
Jubilado y/o Pensionado Pasivo:
Se entenderá por jubilado y/o pensionado pasivo aquel a quien se le ha suspendido el pago del beneficio de la jubilación o pensión por no haber comprobado su sobrevivencia en el plazo estipulado, o no haber efectuado la prórroga para el cobro de su beneficio por parte de terceros.
Control de sobrevivencia presencial:
Es el control realizado por funcionarios del Instituto de Previsión Social, en oportunidad de la concurrencia personal o visita presencial realizada por el jubilado y/o pensionado a cualquiera de los Centros Médicos o Administrativos habilitados para el registro y control de su sobrevivencia.
Control de sobrevivencia documental:
Es el control realizado mediante la presentación de Certificado de Vida y Residencia del jubilado y/o pensionado del Instituto, expedido por autoridad competente, según corresponda al lugar donde el mismo tiene fijado su domicilio. En tal sentido, dicho documento podrá ser expedido por Juzgado de Paz, Comisaría Policial Jurisdiccional, Embajada o Consulado Paraguayo, Institución Competente de países con los cuales el Paraguay tenga suscriptos y vigentes Convenios de Seguridad Social.
Control de sobrevivencia a través del sistema médico hospitalario del Instituto:
Es el control de sobrevivencia realizado por personal administrativo o del servicio social de los Centros Médicos de Atención del Instituto, en aquellos casos en que estos alberguen en calidad de hospitalizados a beneficiarios de jubilaciones y pensiones del IPS.
Contro sobrevivencia a través de entidades administrativas, financieras y bancarias contratadas por el IPS, para pagos de beneficios jubilatorios y de pensiones:
Es el control de sobrevivencia que podrá ser realizado a través de las entidades administrativas, financieras y bancarias contratadas por el IPS para pagos de beneficios jubilatorios. El control de sobrevivencia a través de estas entidades deberá realizarse mediante el uso de tecnología que incluya herramientas biométricas de identificación de personas adecuadas a ese efecto, a ser instalados en terminales de autoservicio (cajeros automáticos) utilizados por los beneficiarios de jubilaciones y pensiones para el cobro de sus beneficios.
Control de sobrevivencia a través de visita domiciliaria:
Es el control realizado por parte de funcionarios del Instituto de Previsión Social al beneficiario de jubilaciones y/o pensiones, a través de una visita al lugar donde éste se encuentre residiendo en forma permanente o temporal, con el objeto de facilitar la comprobación de su sobrevivencia. La visita domiciliaria incluye también a los centros penitenciarios, asi los, hogares de ancianos, hospitales u otros centros privados o públicos donde estén siendo atendidos los referidos beneficiarios.
Control de sobrevivencia a través del uso de herramientas biométricas de identificación por huella dactilar:
Es el control realizado a través de un sistema de digitalización o escaneo de las huellas dactilares de los jubilados y pensionados del Instituto, a través de herramientas biométricas de identificación de personas, adecuadas específicamente para ese efecto.
V. DISPOSICIONES GENERALES
1. De la obligatoriedad de comprobar sobrevivencia.
Los jubilados y/o pensionados deberán comprobar cada 03 (tres) meses su condición de sobrevivencia, a fin de confirmar el derecho de continuar percibiendo su respectivo beneficio, caso contrario, el pago será suspendido a partir de la fecha de vencimiento del periodo señalado para dicha verificación, recuperándolo con efectos retroactivos, cuando el jubilado y/o pensionado acredite su condición de sobrevivencia.
Para tal efecto, el jubilado y/o pensionado podrá hacer uso de las modalidades para el control de sobrevivencia que el Instituto de Previsión Social considere aplicables, las cuales se describen en el presente instructivo.
Asimismo, el jubilado y/o pensionado' deberá utilizar el formulario establecido en el anexo 1 del presente instructivo, a excepción de los casos en que compruebe su sobrevivencia a través de las visitas a los Centros de Atención a Asegurados del Instituto de Previsión Social que tengan acceso al sistema informático (SBELAP) de la Dirección de Administración de Jubilaciones.
La información contenida en el formulario servirá de insumo para la actualización en dicho sistema informático. Además, el Instituto de Previsión Social deberá archivar y digitalizar (escaneo) el formulario en mención, durante el periodo de vigencia del mismo.
2. De la documentación necesaria para la identificación
Independientemente de la modalidad de comprobación de sobrevivencia que se seleccione, deberán presentarse documentos originales o fotocopias autenticadas de los mismos, los cuales deberán estar vigentes y legalizados en aquellos casos en que las leyes respectivas así lo exijan para su validez en el país. La documentación a ser presentada es la siguiente:
Del jubilado y/o pensionado:
Cédula de Identidad Policial o Documento Nacional de Identidad o Pasaporte.
De los tutores, curadores o representantes legales:
• Cédula de Identidad Policial, Documento Nacional de Identidad o Pasaporte.
• Poder expedido por Notario o Escribano Público, inscripto en la Dirección Nacional de Registros Públicos, Sección Poderes con la constancia de su vigencia actualizada.
• Resolución judicial por la que se acredita la condición de tutor o curador.
VI. MODALIDADES PARA EL CONTROL DE SOBREVIVENCIA
Los mecanismos que los Centros de Atención a Asegurados del IPS podrán adoptar para el control de la sobrevivencia, previa evaluación de la factibilidad de implementación de las mismas, son:
1. Para los jubilados y/o pensionados residentes en el país:
a) Visita presencial trimestral de jubilados y/o pensionados a las instalaciones del IPS, ya sea a las oficinas centrales o a las oficinas del Instituto en el interior del país;
b) A través de la presentación de documentos en las oficinas centrales o del interior del país;
c) A través del sistema hospitalario del régimen de salud administrado por el Instituto;
d) A través de las entidades administrativas, financieras y bancarias contratadas por el IPS para pagos de beneficios jubilatorios y de pensiones;
e) A través de visita domiciliaria;
f) A través de un sistema de digitalización o escaneo de las características biométricas de las huellas digitales del jubilado y/o pensionado.
2. Para los jubilados y/o pensionados residentes en el extranjero:
a) A través de las Embajadas o Consulados del Paraguay en otros países;
b) A través de Instituciones Competentes de países con los cuales el Paraguay tiene suscriptos y vigentes Convenios Bilaterales o Multilaterales de Seguridad Social.
VII. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES POR MODALIDAD DE CONTROL DE SOBREVIVENCIA.
1. Para los jubilados y/o pensionados residentes en el Paraguay
a) Por medio de la visita trimestral de los jubilados y/o pensionados a los centros de atención a asegurados del IPS:
Bajo esta modalidad, el jubilado y/o pensionado deberá preséntame a las instalaciones de la Dirección de Administración de Jubilaciones u otro Centro de Atención habilitado para dicho efecto e identificarse con la documentación correspondiente de acuerdo a lo establecido en el numeral 2, de las disposiciones generales de! presente instructivo.
El funcionario del Instituto de Previsión Social debe verificar la identidad del jubilado y/o pensionado y confrontar la información presentada con la que contiene el sistema informático (nombre y apellido, dirección del domicilio, ciudad, barrio, departamento, número de teléfono/celular).
Con la información que ha proporcionado el sistema, se deberá informar al jubilado y/o pensionado la fecha de vencimiento de su control de sobrevivencia.
Para el caso de menores o incapaces, éstos deberán presentarse al Instituto en compañía de su representante legal, tutor o curador, según sea el caso y someterse al proceso anteriormente descrito.
En caso que no fuere posible la movilización del menor de edad o incapaz hacia el IPS, por causa justificada, la comprobación de sobrevivencia deberá efectuarse mediante presentación por parte del representante legal, tutor o curador del Certificado de Vida y Residencia expedida por Juzgado de Paz o Comisaría Policial Jurisdiccional del domicilio del jubilado o pensionado.
El sistema informático de control de sobrevivencia que se utilizará bajo esta modalidad, debe contar con una bitácora en la cual queden registrados los nombres de los usuarios (funcionarios del IPS) que diariamente efectúan el control de sobrevivencia. Asimismo, debe contar con los mecanismos de seguridad necesarios, para evitar que personal no autorizado pueda ingresar a dicho sistema.
Cuando el beneficiario hubiere utilizado otras modalidades para comprobar su sobrevivencia y estas no estuvieren reflejadas en el sistema informático, éste deberá actualizarse, especificando la modalidad bajo la cual fue registrada la sobrevivencia anterior.
En caso de inexistencia, fallas o como medida de contingencia del sistema informático (SBELAP) se utilizará para comprobar la sobrevivencia, el formulario establecido en el anexo N° 1 de este instructivo. Dicho formulario servirá de insuma para la actualización del referido sistema en la Dirección de Administración de Jubilaciones.
En estos casos, los Centros de Atención a los Asegurados del interior deben enviar la información y documentación relacionada con la comprobación de sobrevivencia, hacia las oficinas designadas de la Dirección de Administración de Jubilaciones en forma mensual (a más tardar dentro de los tres días hábiles del mes siguiente del vencimiento). En el mismo plazo deberán reportarse los datos de información de beneficiarios relacionados con las autorizaciones en el cobro de pensiones, domicilio, banco o número de cuenta en donde se le abona su pensión o jubilación, teléfono y correo electrónico, así como el deceso de jubilados y/o pensionados.
b) A través de la presentación de documentos en las oficinas centrales o del interior del país:
Bajo esta modalidad, el representante legal, tutor o curador del jubilado y/o pensionado deberá presentarse a las instalaciones de la Dirección de Administración de Jubilaciones u otro Centro de Atención habilitado para dicho efecto, identificarse con la documentación correspondiente y acompañar los documentos requeridos de acuerdo a lo establecido en el numeral 2. de las disposiciones generales del presente instructivo, para la acreditación de la sobrevivencia del jubilado y/o pensionado.
El funcionario del Instituto de Previsión Social debe proceder a verificar toda la documentación presentada con la que contiene el sistema informático (nombre y apellido, dirección del domicilio, ciudad, barrio, departamento, número de teléfono/celular) y registrar en el sistema la vigencia del poder y el vencimiento de la sobrevivencia del beneficiario.
Con la información que ha proporcionado el sistema, se deberá informar al representante legal, tutor o curador del jubilado y/o pensionado la fecha de vencimiento del control de sobrevivencia y de la vigencia del poder.
c) A través del sistema hospitalario del régimen de salud administrado por el Instituto:
Bajo esta modalidad, el control de sobrevivencia podrá realizarse ante la trabajadora social y/o el jefe del servicio social del Centro de Atención mediante el anexo 1 de este instructivo, acompañando la constancia de internación, donde el médico traíante indique si existe riesgo de fallecimiento del beneficiario. En los centros hospitalarios donde no cuenten con el servicio social, la documentación podrá ser expedida por el Administrador o el Director de dicho Centro de Atención.
En los casos en los que se constate que el riesgo de fallecimiento del jubilado y/o pensionado sea muy alto (terapia intensiva) el control de sobrevivencia tendrá una validez de 30 dias.
Con la información que ha proporcionado el sistema, se deberá informar al familiar del jubilado y/o pensionado la fecha de vencimiento de su control de sobrevivencia.
d) A través de las entidades administrativas, financieras y bancarias contratadas por el IPS para pagos de beneficios jubilatorios y de pensiones:
Bajo esta modalidad control de sobrevivencia podrá ser realizado personalmente por el beneficiario a través de las entidades administrativas, financieras y bancarias contratadas por el IPS para pagos de beneficios jubilatorios. El control de sobrevivencia a través de estas entidades deberá realizarse mediante el uso de tecnología que incluya herramientas biométricas de identificación de personas adecuadas a ese efecto, a ser instalados en terminales de autoservicio (cajeros automáticos) utilizados por los beneficiarios de jubilaciones y pensiones para el cobro de sus beneficios.
e) A través de visita domiciliaria:
El Instituto de Previsión Social podrá destinar recursos para facilitar la comprobación de sobrevivencia a través de visita domiciliaria, previa solicitud de parte de los interesados, en el caso de aquellos jubilados y/o pensionados que por su estado de salud, por su condición de interno en asilos o penitenciarias no pueden movilizarse.
Durante la comprobación de sobrevivencia a través de visita domiciliar, el jubilado y/o pensionado deberá identificarse con los documentos correspondientes mencionados en el numeral 2 de las disposiciones generales.
Durante la visita domiciliar se llenará el formulario de comprobación de sobrevivencia establecida en el anexo 1.
f) A través de un sistema de digitalización o escaneo de las características biométricas de las huellas digitales del jubilado y/o pensionado:
Bajo esta modalidad se podrá comprobar la sobrevivencia a través de un sistema de metalización o escaneo de las huellas digitales a través de un equipo biométrico. Para ello el jubilado y/o pensionado podrá presentarse a cualquiera de los lugares en donde el Instituto de Previsión Social haya instalado los equipos biométricos y realizar el control de sobrevivencia a través del uso de esta herramienta.
El jubilado y/o pensionado deberá corroborar que en la pantalla del equipo aparezca la confirmación de que se realizó la operación.
Para que exista un control efectivo de sobrevivencia a través de esta modalidad, el Instituto de Previsión Social deberá hacer una adecuada campaña de divulgación a los jubilados y/o pensionados, tutores, curadores y representantes legales, a fin de dar a conocer los lugares en donde estarán ubicados los lectores biométricos y su forma de uso.
En caso que los aparatos que se van a utilizar, no sean de uso exclusivo para el control trimestral de la sobrevivencia de jubilados y/o pensionados, el sistema deberá contar con un software especifico e independiente para dicho control.
Los equipos biométricos deberán ser ubicados en lugares donde se facilite la comunicación con la computadora a la que estarán conectados, además deberá tomarse en cuenta la accesibilidad de dichos equipos para los usuarios.
2. PARA LOS JUBILADOS Y/O PENSIONADOS RESIDENTES EN EL EXTRANJERO
Con el objeto de comprobar su sobrevivencia, los jubilados y/o pensionados que residan temporal o permanentemente en el extranjero, podrán hacer uso de cualquiera de las modalidades que se describen a continuación:
a) A través de Certificado de Vida y Residencia expedido por Embajadas y Consulados del Paraguay.
A los efectos de poder contar con el mencionado certificado, el beneficiario de jubilaciones y pensiones, deberá presentarse ante las Oficinas de la Embajada o Consulado Paraguayo en el país de su residencia y solicitar la expedición de dicho Certificado, el cual deberá estar debidamente legalizado y redactado de acuerdo a las prácticas vigentes de dichas representaciones nacionales en el extranjero.
El jubilado y/o pensionado deberá remitir el documento original por correo postal a las oficinas del Departamento de Gestión de Beneficios por Convenios e Intercajas del Instituto de Previsión Social.
El funcionario del Departamento de Gestión de Beneficios por Convenios e Intercajas del instituto de Previsión Social debe proceder a verificar toda la documentación recibida con la que contiene el sistema informático (nombre y apellido, dirección del domicilio, ciudad, país, número de teléfono/celular, correo electrónico) y registrar en el sistema el vencimiento de la sobrevivencia del beneficiario.
b) A través de Certificado de Sobrevivencia otorgados o validados por Instituciones Competentes de países con los cuales el Paraguay tiene suscriptos y vigentes Convenios Bilaterales o Multilaterales de Seguridad Social.
A los efectos de poder contar cor. el mencionado certificado, el beneficiario de jubilaciones y pensiones, deberá presentarse ante las Oficinas de las autoridades o instituciones competentes de la seguridad social en el país de su residencia y solicitar la expedición de dicho Certificado, el cual deberá estar debidamente validado por el organismo de enlace.
El documento lo podrá remitir el organismo de enlace a través del sistema aplicativo y/o un funcionario registrado desde su correo electrónico institucional, o en su defecto remitir el documento original por correo postal a las oficinas del Departamento de Gestión de Beneficios por Convenios o Intercajas del Instituto de Previsión Social.
El funcionario del Departamento de Gestión de Beneficios por Convenios e Intercajas del Instituto de Previsión Social debe proceder a verificar toda la documentación recibida con la consignada en el sistema informático (nombre y apellido, dirección del domicilio, ciudad, país, número de teléfono/celular, correo electrónico) y registrar en el sistema el vencimiento de la sobrevivencia del beneficiario.
VIII. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO PARA VERIFICAR SOBREVIVENCIA DE JUBILADOS Y/O PENSIONADOS
Para efectos de establecer la eficiencia en el control de la sobrevivencia, el Instituto de Previsión Social, podrá realizar controles aleatorios a los jubilados y/o pensionados. Aplicando cualquiera de los siguientes mecanismos:
1. Visitas domiciliarias aleatorias;
2. Consulta de información a la Dirección del Registro del Estado Civil de las Personas y a la SENATICS, sobre jubilados y/o pensionados fallecidos;
3. Cruce de información sobre jubilados y/o pensionados hospitalizados, residentes en hogares o asilos de ancianos o privados de su libertad en Instituciones Penitenciarias;
A continuación se describe cada uno de los mecanismos:
1. Visitas domiciliarias aleatorias.
Realizar visitas domiciliarias con el propósito de verificar que los jubilados y/o pensionados se encuentren con vida, residan en el domicilio señalado con las personas que están registradas en el Instituto de Previsión Social como las responsables legales del cuidado de los mismos. Los grupos que se convierten en candidatos idóneos para las visitas domiciliarias aleatorias son:
• Los jubilados y/o pensionados que no se han presentado a comprobar su sobrevivencia por lo menos una vez en el año.
• Los jubilados y/o pensionados que no se presenten a demandar ningún servicio en los consultorios y hospitales del IPS ni tampoco se presenten a las instalaciones del Instituto a demostrar su sobrevivencia.
• Grupos propensos a mala administración de jubilados y/o pensionados, tales como jubilados y/o pensionados inválidos, de avanzada edad y menores de edad.
2. Consulta de información a la Dirección del Registro del Estado Civil de las Personas y SENATÍCS sobre beneficiarios fallecidos.
El Instituto de Previsión Social podrá gestionar ante la Dirección del Registro del Estado Civil de las Personas y de la SENATICS que informen, cuando registren la defunción de personas que sean jubilados y/o pensionados notifiquen sobre la misma al Instituto de Previsión Social, con el objeto de evitar pagos de pensiones indebidas o irrecuperables.
En caso de pagos indebidos de jubilaciones y/o pensiones, el Instituto de Previsión Social deberá hacer las gestiones necesarias para recuperar dichos fondos sin perjuicio de las responsabilidades civiles, administrativas o penales a que hubiere lugar, de conformidad a los procedimientos legales correspondientes.
3. Cruce de información sobre jubilados y/o pensionados hospitalizados.
a) La implementación de esta modalidad consiste en gestionar ante la Unidad de Informática del Régimen de Salud, la emisión de listados mensuales de los pensionados hospitalizados por mes y de los que se han presentado a recibir consultas en los centros de atención médica y hospitales.
b) Contando con esta información, el Instituto de Previsión Social verificará la sobrevivencia de estos jubilados y/o pensionados, cotejando la información registrada en el sistema informático de comprobación de sobrevivencia.
IX. FORMAS DE DIVULGACION DE LA COMPROBACIÓN DE SOBREVIVENCIA DE JUBILADOS Y/O PENSIONADOS.
El Instituto de Previsión Social, deberá informar al jubilado y/o pensionado a través de la notificación de la aprobación de su jubilación y/o pensión, sobre la obligación de comprobar cada tres meses su sobrevivencia, y en caso de no hacerlo, comunicarle que la jubilación y/o pensión le será suspendida, reanudándose con efectos retroactivos hasta que cumpla con este requisito.
Asimismo, el Instituto de Previsión Social deberá divulgar sobre el requisito y las modalidades existentes para comprobar la sobrevivencia, a través de los siguientes medios:
1. Colocación de carteles en el Instituto Previsión Social y centros de atención y hospitales, en donde se informe de la obligación del jubilado y/o pensionado de comprobar la sobrevivencia y en caso de no hacerlo, comunicar que pensión será suspendida, reanudándose con efectos retroactivos, cuando cumpla con la obligación de comprobar la sobrevivencia.
2. A través de los medios de comunicación;
3. A través de visita domiciliar;
4. Por parte del personal del Instituto de Previsión Social que tiene a su cargo la atención a estos jubilados y/o pensionados;
5. A través de la divulgación que se haga de este requisito por parte del personal de Servicio Social y administradores del Régimen de Salud.
El Instituto do Previsión Social también deberá realizar divulgación a jubilados y/o pensionados que se encuentren residiendo en los Asilos y Centros Penitenciarios sobre la comprobación de sobrevivencia, así como de otros beneficios a los que tiene derecho.