Acta N° 053/2024 de fecha 25 de julio de 2024
POR LA QUE SE APRUEBA LOS REQUISITOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE COPIAS DEL EXPEDIENTE CLÍNICO A LOS INTERESADOS.
VISTO: El Expediente Digital identificado como CA/N° 1322/2024, recepcionado en la Secretaría del Consejo de Administración, en fecha 22 de julio de 2024, el cual contiene la Nota Interna GS/N° 82/2024, de fecha 17 de julio de 2024, de la Gerencia de Salud, por la que se eleva a consideración de la Máxima Autoridad, la solicitud de aprobación de entrega de copias del expediente clínico a los interesados; y
CONSIDERANDO: La necesidad de contar con un documento respaldatorio en cuanto al manejo de los expedientes clínicos en especial la realización de copias, solicitados por los asegurados y/o familiares para diferentes casos (consultas extemas nacionales y/o internacionales, trámites particulares, oficios judiciales, etc.) y basándonos en el marco legal de la Constitución Nacional de Ley N° 5282/2014 “DE LIBRE ACCESO CIUDADANO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y TRANSPARENCIA GUBERNAMENTAL”; Ley N° 1682/2001 “QUE REGLAMENTA LA INFORMACIÓN DE CARÁCTER PRIVADO” y la Ley N° 6534/2020 “DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES CREDITICIOS”;
Que, en base a la propuesta la Dirección Jurídica, emitió el Dictamen N° 46/2024, de fecha 23 de enero de 2024, con el parecer favorable conforme a lo solicitado en Expediente NOT-0253-2023-000308, de quienes serían las personas autorizadas legalmente para el retiro de las copias y cuáles serían los documentos exigidos para que los representantes de los pacientes puedan acreditar dichos retiros;
Que, así también por Disposición N° 12/2022 “POR LA QUE SE AUTORIZA EL PROCEDIMIENTO PARA EL RETIRO DE LAS COPIAS DEL EXPEDIENTE CLÍNICO DEL ASEGURADO”, de la Dirección de Apoyo y Servicios, por la cual la se establecen los requisitos para el retiro de las copias de dichos documentos;
Que, al respecto la Dirección Jurídica, por Dictamen DIJ/DDC/N° 1143/2023, de fecha 28 de noviembre de 2023, concluyó: "...Por tanto, en atención a la normativa que regula la materia, y considerando que los antecedentes clínicos de los asegurados son considerados de carácter confidencial y sensible, debido a que contienen datos personales relativos a la salud de los mismos, esta Dirección concluye que la copia solo podrá ser proveída a su titular, o los representantes de este. En caso de tratarse de personas fallecidas, los herederos o legatarios, fehacientemente acreditados...";
Que, los documentos exigidos para que los representantes de los pacientes puedan acreditar fehacientemente su identidad, en todos los casos copias autenticadas de la Cédula de Identidad, en el caso del titular del expediente; para el caso que el titular no pueda realizar los trámites, se deberá presentar las copias de las respectivas cédulas de identidad autenticadas del titular y del representante legal para el retiro del mismo;
Que, en el caso de tratarse de personas fallecidas, serán los herederos o legatarios, fehacientemente acreditados, con copias del Certificado de Defunción autenticada y fotocopia de la Cédula de Identidad del fallecido y del responsable del retiro de dichas copias;
Que, por Dictamen DIJ/DDC/N° 46/2024, de fecha 23 de enero de 2024, el Departamento de Dictámenes y Contratos, de la Dirección Jurídica, concluyó:
“...2.1 Personas autorizadas legalmente para el retiro de expedientes clínicos considerado como representante legal: consideramos como que la representación para retirar un expediente clínico de otra persona podría derivar tanto la ley como el acuerdo entre partes. En otras palabras, los representantes legales o convencionales del paciente se encuentran debidamente facultados a realizar esta acción.
2.2. Documentos exigidos para que los representantes de los pacientes puedan acreditar fehacientemente su identidad: la identidad del representante se debe probar, en todos los casos, por medio de la presentación de una copia autenticada de la cédula de identidad de este.
Con respecto a los documentos que se deberían exigir para que la persona recurrente acredite la representación que se invoca, se realizan las siguientes precisiones:
• Si se invoca representación legal por parte del padre o madre del paciente, seria suficiente presentar el Certificado de Nacimiento correspondiente.
• Si se invoca representación legal por parte del tutor o curador del paciente, debería presentarse la Sentencia Judicial que acredita esa condición.
• Si se invoca representación convencional, debería presentarse un poder para asuntos administrativos que haya sido otorgado por el paciente a favor de la persona recurrente. No obstante, entendemos que también podría aceptarse la presentación de una carta poder cuyas firmas hayan sido certificadas por un notario público. En caso de que el paciente no esté en condiciones médicas de otorgar alguna de estas documentaciones, entendemos que debería constituirse en el lugar un Notario Público que constate esta situación y expida el documento notarial correspondiente a los efectos requeridos.
Independientemente a todo lo mencionado, la Dirección Jurídica sugiere gestionar la emisión de una reglamentación de la Máxima Autoridad, con la participación de todas las dependencias involucradas, que establezca lineamientos generales que contemplen los distintos casos que se pueden presentar, principalmente teniendo en cuenta aquellos pacientes que no están en condiciones físicas o mentales para otorgar un poder o carta poder a favor de otra persona. El expediente clínico de un paciente contiene datos personales sensibles de éste, que el IPS debe resguardar apropiadamente, por lo que es necesario asegurar su consentimiento a efectos de que se entregue una copia de dicho documento a una tercera persona
Que, los documentos exigidos para que los representantes de los pacientes puedan acreditar fehacientemente su identidad, en todos los casos copias autenticadas de la Cédula de Identidad, en el caso del titular del expediente, para el caso que el titular no pueda realizar los trámites, se deberá presentar las copias de sus respectivas cédulas de identidad autenticadas del titular y del representante legal para el retiro del mismo;
Que, en el caso de tratarse de personas fallecidas, serán los herederos o legatarios, fehacientemente acreditados, con copias del Certificado de Defunción autenticada y fotocopia de la Cédula de Identidad del fallecido y del responsable del retiro de dichas copias;
Por tanto, en uso de sus atribuciones;
EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL
R E S U E L V E:
1°) Aprobar el retiro de las copias del expediente clínico según lo establecido en el Dictamen DIJ/DDC/N° 46/2024, de fecha 23 de enero de 2024 y cita cuanto sigue:
- Personas autorizadas legalmente para el retiro de expedientes clínicos considerado como representante legal: consideramos como que la representación para retirar un expediente clínico de otra persona podría derivar tanto la ley como el acuerdo entre partes. En otras palabras, los representantes legales o convencionales del paciente se encuentran debidamente facultados a realizar esta acción.
- Documentos exigidos para que los representantes de los pacientes puedan acreditar fehacientemente su identidad: la identidad del representante se debe probar, en todos los casos, por medio de la presentación de una copia autenticada de la cédula de identidad de este.
2°) Aprobar los documentos que se debería exigir a los interesados en la representación que se invoca, se realizan las siguientes precisiones:
• Si se invoca representación legal por parte del padre o madre del paciente, sería suficiente presentar el Certificado de Nacimiento correspondiente.
• Si se invoca representación legal por parte del tutor o curador del paciente, debería presentarse la Sentencia Judicial que acredita esa condición.
• Si se invoca representación convencional, debería presentarse un poder para asuntos administrativos que haya sido otorgado por el paciente a favor de la persona recurrente. No obstante, entendemos que también podría aceptarse la presentación de una carta poder cuyas firmas hayan sido certificadas por un Notario Público. En caso de que el paciente no esté en condiciones médicas de otorgar alguna de estas documentaciones, entendemos que debería constituirse en el lugar un Notario Público que constate esta situación y expida el documento notarial correspondiente a los efectos requeridos.
3°) Aprobar los requisitos exigidos por la Dirección de Apoyo y Servicios, para el retiro de las copias de los expedientes clínicos y los documentos exigidos para que los representantes de los pacientes puedan acreditar fehacientemente su identidad, en todos los casos copias autenticadas de la Cédula de Identidad, en el caso del titular del expediente, para el caso que el titular no pueda realizar los trámites, se deberá presentar las copias de sus respectivas cédulas de identidad autenticadas del titular y del representante legal para el retiro del mismo. En el caso de tratarse de personas fallecidas, serán los herederos o legatarios, fehacientemente acreditados, copias del Certificado de Defunción autenticada y fotocopia de la Cédula de Identidad del fallecido y del responsable del retiro de dichas copias.
4°) Informar mediante comunicado público de los trámites a seguir para el retiro de los mismos.
5°) Establecer que la Gerencia de Salud es la responsable de la integridad del expediente físico y su coherencia con la versión digital registrada para el tratamiento por parte del Consejo de Administración.
6°) Comunicar a quienes corresponda y archivar.
FDO.: DR. JORGE MAGNO BRÍTEZ ACOSTA,
PRESIDENTE
DR. CARLOS ALBERTO PEREIRA OLMEDO / DR. ANIBAL MANUEL DE LOS RÍOS BOGADO
ECON. JOSÉ EMILIO ARGAÑA CONTRERAS / LIC. VÍCTOR EDUARDO INSFRÁN DIETRICH
SR. JOSÉ JARA ROJAS.
MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
ABG. ANA MARÍA ANGÉLICA CASTRO AQUINO.
Secretaria del Consejo de Administración